Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Hotel Link AS
Organisasjonsnummer: 979 468 458
Adresse: Leangbukta 52, 1392 Vettre
E-post: info@enivi.no
Nettside: enivi.no

Hotel Link AS driver påmeldings- og arrangementsplattformen enivi. Har du spørsmål om personvern eller vil bruke rettighetene dine, kontakter du oss på info@enivi.no.

2. Våre to roller

Det er viktig å skille mellom to situasjoner, fordi ansvaret ligger ulike steder:

• Vi er behandlingsansvarlig for opplysninger om deg som besøker enivi.no, og for opplysninger knyttet til en brukerkonto hos oss. Her bestemmer vi selv formålet med behandlingen.
• Vi er databehandler for opplysninger du oppgir når du melder deg på et arrangement. Da er det arrangøren som er behandlingsansvarlig og bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene skal brukes. Vi behandler dem kun på arrangørens instruks, etter en databehandleravtale. Ønsker du å vite mer om hvordan arrangøren bruker opplysningene dine, eller vil bruke rettighetene dine overfor arrangøren, må du henvende deg direkte til arrangøren. Vi hjelper deg gjerne med å komme i kontakt.

3. Hvilke opplysninger vi behandler

Ved påmelding til arrangement behandler vi opplysningene du fyller inn i skjemaet:

• Navn, e-postadresse, mobilnummer, stilling og arbeidssted
• Opplysninger om de deltakerne du melder på, dersom du melder på flere enn deg selv
• Firmaopplysninger ved fakturering: firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse, fakturareferanse og kontaktperson
• Eventuelle kommentarer eller tilleggsopplysninger du selv oppgir, for eksempel behov for tilrettelegging, allergier eller ønske om overnatting
• Valg av billett, tilvalg og betalingsmåte, samt status på betalingen

Tekniske opplysninger. Når en påmelding sendes inn, lagrer vi IP-adressen og nettleserinformasjonen (user agent) som ble brukt. Dette gjør vi for å kunne dokumentere påmeldingen og for å avdekke og forhindre misbruk av tjenesten.

Brukerkonto. Oppretter du en konto, behandler vi navn, e-postadresse, passord i kryptert form og eventuell tofaktorautentisering.

Vi ber deg ikke om særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger). Oppgir du likevel slike opplysninger i et fritekstfelt, for eksempel matallergier, behandler vi dem kun for å gjennomføre arrangementet, og på grunnlag av ditt samtykke.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

• Gjennomføre påmeldingen og arrangementet — å oppfylle avtalen med deg (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b). Når du melder på andre enn deg selv, er grunnlaget vår og arrangørens berettigede interesse i å kunne gjennomføre påmeldingen (bokstav f).
• Betaling, fakturering og regnskap — å oppfylle avtalen (bokstav b) og rettslige forpliktelser etter bokføringsloven (bokstav c).
• Sende bekreftelser og praktisk informasjon om arrangementet — å oppfylle avtalen (bokstav b).
• Drift, sikkerhet og feilsøking — vår berettigede interesse i å levere en sikker og fungerende tjeneste (bokstav f).
• Anonym besøksstatistikk — vår berettigede interesse i å forstå og forbedre nettstedet (bokstav f). Se punkt 5.

5. Statistikk og analyse

Vi bruker Plausible Analytics for å se hvordan nettstedet brukes, for eksempel hvor mange som besøker de ulike sidene, hvilke nettsteder besøkende kommer fra og hvilke nettlesere og skjermstørrelser som benyttes.

Plausible er et personvernvennlig alternativ til tradisjonelle analyseverktøy:

• Det settes ingen informasjonskapsler, og ingenting lagres i nettleseren din
• Det opprettes ingen varig identifikator som kan følge deg mellom besøk eller mellom nettsteder
• IP-adressen din lagres ikke, den brukes kun midlertidig til å utlede land
• All statistikk lagres kun i aggregert form, og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson
• Opplysningene deles ikke videre og selges ikke

Statistikken samles inn av Plausible Insights OÜ i Estland, og lagres på servere i EU. Fordi løsningen verken bruker informasjonskapsler eller samler inn personopplysninger, er det ikke behov for å be om samtykke, og vi bruker derfor ingen samtykkebanner.

6. Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres i nettleseren din. Vi bruker kun informasjonskapsler som er nødvendige for at nettstedet skal fungere:

• Sesjonskapsel — holder styr på økten din mens du fyller ut en påmelding eller er innlogget. Slettes når økten utløper.
• XSRF-TOKEN — sikkerhetskapsel som beskytter skjemaer mot forfalskede forespørsler.

I tillegg lagrer nettstedet ditt valg av lyst eller mørkt tema lokalt i nettleseren (local storage). Denne informasjonen sendes ikke til oss.

Vi bruker ingen informasjonskapsler til markedsføring, profilering eller sporing på tvers av nettsteder. Du kan slette eller blokkere informasjonskapsler i innstillingene til nettleseren din, men vær oppmerksom på at påmelding og innlogging da ikke vil fungere.

7. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger aldri personopplysninger. Opplysninger deles kun der det er nødvendig for å levere tjenesten:

• Arrangøren av arrangementet du melder deg på, som bruker opplysningene til deltakerlister, gjennomføring og fakturering.
• Hotell eller annet overnattingssted, dersom arrangementet omfatter overnatting og du har bestilt dette. Da deles navn og nødvendige bestillingsopplysninger for å kunne reservere rommet.
• Vipps MobilePay, som betalingsleverandør ved betaling med Vipps, MobilePay eller kort. Kortopplysninger legges inn hos betalingsleverandøren og lagres aldri hos oss.
• Postmark, som sender e-post som bekreftelser og praktisk informasjon på våre vegne.
• Vår driftsleverandør, som leverer servere og lagring for tjenesten.
• Plausible Insights OÜ, for anonym besøksstatistikk. Se punkt 5.
• Oppslagstjenester som Brønnøysundregistrene og Bring, som vi bruker til å hente firma- og adresseopplysninger mens du fyller ut skjemaet.

Alle leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne er bundet av databehandleravtale. I tillegg kan vi utlevere opplysninger dersom vi er rettslig forpliktet til det.

8. Overføring utenfor EØS

Vi tilstreber at personopplysninger behandles innenfor EU/EØS. E-post sendes via Postmark, som er en amerikansk leverandør, og innebærer en overføring til USA. Overføringen skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) og leverandørens tilslutning til EU–US Data Privacy Framework. Du kan kontakte oss på info@enivi.no for mer informasjon om overføringsgrunnlaget.

9. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Påmeldings- og deltakeropplysninger lagres på vegne av arrangøren, og slettes eller anonymiseres når arrangøren ber om det, og senest når avtalen mellom arrangøren og oss opphører.
• Bilag og opplysninger som inngår i regnskapet oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven krever.
• Brukerkonto lagres så lenge kontoen er aktiv. Du kan når som helst be om at den slettes.
• Tekniske logger, som IP-adresse og nettleserinformasjon, slettes normalt innen 12 måneder.
• Besøksstatistikk er aggregert og inneholder ingen personopplysninger, og oppbevares uten tidsbegrensning.

10. Sikkerhet

Vi sikrer opplysningene dine med tekniske og organisatoriske tiltak. All trafikk til og fra nettstedet er kryptert, passord lagres kun i kryptert form, og tilgang til personopplysninger er begrenset til dem som trenger det for å utføre arbeidet sitt. Hver arrangør har kun tilgang til sine egne påmeldinger.

11. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å behandle
• be om at behandlingen begrenses
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysningene du har gitt oss i et maskinlesbart format (dataportabilitet)
• trekke tilbake et samtykke du har gitt, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket

Send en henvendelse til info@enivi.no, så svarer vi normalt innen 30 dager. Gjelder henvendelsen en påmelding, videreformidler vi den til arrangøren, som er behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Vi kan be om at du bekrefter identiteten din før vi utleverer opplysninger.

12. Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, håper vi du tar kontakt med oss først. Du har uansett rett til å klage til Datatilsynet. Les mer på datatilsynet.no.

13. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen, for eksempel ved endringer i tjenesten eller i regelverket. Den til enhver tid gjeldende versjonen er tilgjengelig på denne siden.